Codice etico

ED EXPRESS DELIVERY S.r.l. (in seguito “ED” o “la Società”) ha deciso di dotarsi di un proprio Codice Etico che ha come obiettivo, oltre che indicare i principi ispiratori della propria attività, anche quello di definire le linee guida di comportamento in materia di lavoro minorile, tutela dell’ambiente, diritti umani, anticorruzione, in ottemperanza a quanto previsto dalla legislazione europea e internazionale in relazione alla responsabilità c.d. sociale delle imprese. Il documento costituisce inoltre elemento essenziale del modello organizzativo adottato dalla Società ai sensi del d.lgs. 231/2001.

La Società è da sempre impegnata, infatti, ad assicurare che lo svolgimento della propria attività avvenga nel rispetto della legalità, nella convinzione che l’etica e la responsabilità sociale nella conduzione degli affari sia essenziale da attuare congiuntamente al successo dell’impresa.

I Dipendenti e i Collaboratori (quali, ad esempio, consulenti, rappresentanti, intermediari, agenti, etc.), nonché i Partner in relazioni d’affari e tutti coloro che intrattengono rapporti con ED, sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del presente Codice, svolgendo con onestà, impegno e rigore professionale le proprie funzioni e operando nel rispetto della legalità.

Le azioni, le operazioni, le negoziazioni e, in genere, qualsiasi altra attività posta in essere dai Dipendenti della Società nello svolgimento dell’attività lavorativa, dovranno essere improntate alla correttezza gestionale, alla trasparenza e completezza delle informazioni ed alla conformità alle procedure interne. Tali soggetti destinatari (di seguito “Destinatari”) sono tenuti pertanto a conoscere il contenuto delle presenti linee guida e a contribuire alla sua attuazione e alla diffusione dei principi in esso contenuti.

A) PRINCIPI GENERALI

Scopo primario di ED è fornire un servizio qualitativo di eccellenza attraverso la conoscenza approfondita dell’organizzazione dei propri clienti, per comprenderne appieno le esigenze e proporre così innovazioni e soluzioni orientate all’efficienza con minor costo. Nel fare ciò, l’Azienda si ispira ai seguenti Principi:

AFFIDABILITÀ

ED si assume la responsabilità delle sue azioni, assicurando la massima accuratezza e affidabilità del servizio.

DILIGENZA E ACCURATEZZA

Nell’esecuzione dei compiti e delle obbligazioni contrattuali ED richiede a ogni Dipendente o Collaboratore la massima diligenza e professionalità.

INTEGRITÀ DELLA PERSONA

ED promuove l’integrità fisica e morale dei Dipendenti e Collaboratori, sia attraverso ambienti e condizioni di lavoro idonei e rispettosi della dignità umana, sia attraverso politiche contro episodi di intimidazione (es. mobbing, stalking). Non sono ammessi comportamenti atti a indurre le persone ad agire contro la propria volontà, la Legge e il presente Codice di Condotta. La Società si impegna a stipulare con i propri collaboratori contratti di lavoro in applicazione alla legislazione vigente. ED non tollera richieste, minacce o abusi finalizzati a indurre le persone ad agire contro la Legge o contro il Codice, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno.

LEALTÀ, CORRETTEZZA

ED si impegna alla correttezza nel perseguimento dei propri obiettivi e nella collaborazione con tutti gli stakeholders. Pertanto, sono evitate situazioni che potrebbero essere causa di conflitto di interesse e sono posti in essere tutti gli strumenti e le procedure per contrastarle.

LEGALITA’

Nello svolgimento della propria attività ED si impegna a rispettare tutte le disposizioni di legge e regolamentari vigenti.

B) IL RISPETTO DEI DIRITTI UMANI

ED sostiene e rispetta la protezione dei diritti fondamentali dell’uomo, all’interno del proprio ambito di influenza. La Società richiede, inoltre, che anche i propri fornitori siano impegnati su questo fronte e assicurino il rispetto di tali diritti.

C) IL RAPPORTO CON I DIPENDENTI

DIVIETO DI LAVORO INFANTILE E LAVORO OBBLIGATO

ED ritiene fondamentale che, sul lavoro, sia garantito il rispetto dei diritti umani e la tutela della dignità individuale, vietando qualsivoglia forma di sfruttamento del lavoro e, in particolare, del lavoro minorile o obbligato.

La Società si obbliga, pertanto, a non utilizzare o dare sostegno all’utilizzo del lavoro infantile, da intendersi come persone di età inferiore ai 16 anni. ED si obbliga altresì a non ricorrere al lavoro obbligato (ovvero lavoro sotto minaccia di penali, o come pagamento di un debito) e, a tal fine, in sede di assunzione, è fatto espresso divieto di richiedere al personale di lasciare “depositi” in denaro o documenti di identità al momento dell’inizio del rapporto di lavoro con l’azienda.

Il rispetto di queste garanzie e dei divieti sopra citati è vincolante e richiesto dalla Società anche a tutti i propri fornitori.

SALUTE E SICUREZZA

I Dipendenti e Collaboratori sono considerati elemento indispensabile per l’esistenza e lo sviluppo futuro della Società: per questa ragione, ED è impegnata a garantire il corretto rispetto delle normative di legge in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri.

La Società svolge la propria attività in condizioni tecniche e organizzative tali da consentire che siano assicurati un’adeguata prevenzione infortunistica e un ambiente di lavoro salubre e sicuro.

ED si impegna a:

evitare i rischi,
valutare i rischi che non possono essere evitati,
combattere i rischi alla fonte,
adeguare il lavoro alla persona - in particolare per quanto concerne la concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature e dei metodi di lavoro – al fine di attenuare il lavoro monotono ed il lavoro ripetitivo e per ridurre gli effetti di questi lavori sulla salute,
tenere conto del grado di evoluzione della tecnica,
sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è o che lo è meno.

ED si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti, anche mediante adeguate istruzioni.

I Destinatari del presente Codice contribuiscono al processo di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi, fatte salve le responsabilità individuali ai sensi delle disposizioni di legge applicabili in materia. Essi devono inoltre mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno.

Nell’ambito delle attività aziendali sussiste il divieto generale di uso di sostanze alcoliche o uso di stupefacenti ed il divieto di fumare nei luoghi di lavoro - in conformità alle norme di legge - e comunque in ogni circostanza in cui il fumo possa determinare pericolo per le strutture ed i beni aziendali o per la salute o l’incolumità dei colleghi e dei terzi.

La Società ha nominato, come previsto dalla normativa vigente, un RSPP, dotato delle capacità e dei requisiti previsti dalla legge, che si occupa di individuare le misure di sicurezza per la sicurezza e la salubrità degli ambienti di lavoro e di elaborare le procedure di sicurezza per le varie attività aziendali, assicurando anche adeguate modalità di controllo dell’implementazione di tali misure.

Infine, ED, consapevole dell’importanza di fornire adeguata istruzione a tutti i livelli, assicura al personale una regolare e documentata formazione in materia di sicurezza e salute.

LIBERTA’ DI ASSOCIAZIONE E DIRITTO ALLA CONTRATTAZIONE COLLETTIVA

ED rispetta il diritto di tutto il personale di formare e aderire ai sindacati di propria scelta e il diritto alla contrattazione collettiva.

La Società rispetta la normativa vigente inerente i rappresentanti dei lavoratori, assicurando che la loro attività venga svolta in modo efficace e adeguato, senza che gli stessi siano soggetti a discriminazione.

DIVIETO DI DISCRIMINAZIONE

ED assicura la parità di trattamento dei propri dipendenti nell’assunzione, retribuzione, accesso alla formazione, promozione, licenziamento o pensionamento, impegnandosi a combattere ogni forma di discriminazione in base a razza, ceto, origine nazionale, religione, invalidità, sesso, orientamento sessuale, appartenenza sindacale o affiliazione politica. La Società assicura altresì che il personale possa esercitare liberamente il proprio diritto di seguire principi o pratiche e di soddisfare bisogni connessi a razza, ceto, origine nazionale, religione, invalidità, sesso, orientamento sessuale, appartenenza sindacale o affiliazione politica.

Viene fatto divieto di qualsiasi comportamento indesiderato a connotazione sessuale o qualsiasi altro tipo di discriminazione basata sul sesso che offenda la dignità delle donne e degli uomini: ED si adopera affinché episodi di questo tipo non avvengano e che se si verificano vengano prontamente denunciati alla Direzione del personale per i provvedimenti disciplinari più opportuni del caso.

PROCEDURE DISCIPLINARI

ED, nell’esercizio delle procedure disciplinari, dichiara di attenersi precipuamente alle disposizioni del contratto collettivo e dell’art. 7 l. 300/1970.

RETRIBUZIONE

La Società corrisponde ai lavoratori una retribuzione adeguata, sufficiente e in linea con le previsioni contrattuali, rispetto all’attività prestata. ED non utilizza prestazioni di lavoratori “in nero”.

D) LA TUTELA DELL’AMBIENTE

L’ambiente è un bene primario della comunità che ED vuole contribuire a salvaguardare. A tal fine, la Società programma le proprie attività ricercando un equilibrio tra iniziative economiche ed esigenze ambientali, nel rispetto delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili, prestando la massima cooperazione con le Autorità pubbliche preposte alla verifica, sorveglianza e tutela dell’ambiente. ED, inoltre, si impegna a favorire lo sviluppo e la diffusione al proprio interno di tecnologie rispettose verso l’ambiente.

E) LOTTA ALLA CORRUZIONE

ED si obbliga a informare i propri comportamenti ai principi di lealtà, trasparenza e correttezza e assume l’espresso impegno di non offrire, accettare o richiedere somme di denaro o qualsiasi altra ricompensa, vantaggio o beneficio, sia direttamente che indirettamente tramite intermediari, al fine di ottenere un indebito vantaggio.

Nel rapporto con la Pubblica Amministrazione, la Società presta particolare attenzione a ogni comportamento, atto o accordo, in modo che essi siano improntati alla massima trasparenza, correttezza e legalità. A tal fine, ED eviterà di affidare l’intero processo (ad esempio per l’ottenimento di finanziamenti) a un’unica persona fisica, atteso che la pluralità di soggetti e funzioni consente di minimizzare il rischio di rapporti interpersonali non coerenti con la volontà della Società. Nel corso delle trattative d’affari, richieste o rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione sono vietati, direttamente o indirettamente, comportamenti tali da influenzare in modo non corretto la decisione della controparte. Qualora la Società utilizzi un consulente per essere rappresentata o ricevere assistenza tecnico-amministrativa nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, nei confronti di tale soggetto e del suo personale si applicano le stesse regole valide per i dipendenti della Società. Inoltre, nella scelta di detti consulenti, la Società privilegia criteri di professionalità e correttezza, escludendo chiunque abbia rapporti organici o di dipendenza con la P.A., anche indirettamente per interposta persona, o vincoli di stretta parentela. E’ fatto esplicito divieto di destinare erogazioni, contributi, finanziamenti, sgravi ricevuti da organismi pubblici nazionali o comunitari o extracomunitari per scopi diversi da quelli a cui sono destinati. Non è consentito offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore. È proibito offrire o accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più vantaggioso in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione. Quando è in corso una qualsiasi trattativa d’affari, richiesta o rapporto con la Pubblica Amministrazione, il personale incaricato non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni per conto della Pubblica Amministrazione. I Destinatari del presente Codice che ricevano regali o benefici non di modico valore, sono tenuti a darne comunicazione alla Direzione Aziendale, che valuterà l’appropriatezza e, ove necessario, provvederà a far notificare al mittente la politica della Società in materia.

F) RAPPORTO CON I CLIENTI

ED si impegna ad assumere un atteggiamento disponibile nei confronti dei propri committenti e clienti, garantendo la qualità dei servizi erogati, il costante mantenimento degli impegni assunti.

A tal fine è fatto obbligo ai Dipendenti di:

comunicare con i Clienti in modo chiaro, informandoli correttamente e costantemente sulle caratteristiche dei servizi offerti e sugli adempimenti a carico di ED;
garantire proposte commerciali trasparenti e confrontabili, basate su informazioni precontrattuali corrette, chiare e non fuorvianti, e clausole contrattuali complete, chiare e comprensibili, che favoriscano la piena consapevolezza degli accordi sottoscritti; 
rapportarsi con i Clienti in modo onesto e trasparente secondo le procedure e le disposizioni impartite;
fornire comunicazioni chiare e tempestive sullo stato dei rapporti in essere, sulle variazioni delle condizioni che regolano i rapporti e su ogni latra modifica dei contratti in essere;
fornire servizi di alta qualità che soddisfino le ragionevoli aspettative del Cliente e ne tutelino la sicurezza e l'incolumità;
attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie, commerciali o di qualsiasi altro genere;

astenersi da qualsiasi pratica commerciale scorretta.

G) RAPPORTO CON I FORNITORI

La selezione dei fornitori, che prevede l’applicazione di procedure chiare e trasparenti che garantiscono parità di informazioni e pari possibilità di accesso all’offerta, è improntata alla concessione di pari opportunità di collaborazione ad ogni fornitore e alla lealtà e imparzialità di giudizio. Nella scelta dei fornitori, pertanto, non sono ammesse né accettate pressioni indebite finalizzate a favorire un fornitore a discapito di un altro.

Nella scelta dei fornitori è fatto obbligo ai Dipendenti di attenersi ai principi del presente Codice, nonché delle procedure interne e dei criteri di selezione definiti, utilizzando la forma scritta nelle trattative, e prendendo in considerazione, ai fini della scelta, anche i valori enunciati nel presente Codice.

I criteri di selezione dei fornitori si basano sulla ricerca del miglior rapporto qualità/prezzo in funzione delle esigenze della Società, valutando i requisiti di economicità, qualità e affidabilità tecnica, commerciale e finanziaria, e di rispetto delle normative in materia di salute e sicurezza. A parità di requisiti, viene data la preferenza a quei fornitori che dimostrano l’attuazione di buone prassi di responsabilità sociale e/o il possesso di certificazioni sociali o ambientali.

Tutti i fornitori sono tenuti ad accettare il presente Codice nell’ambito dei relativi rapporti contrattuali, e quindi, in particolare, devono:

• fornire informazioni chiare, complete, veritiere e corrette in sede di trattativa e di instaurazione dei rapporti contrattuali e astenersi dall’effettuare offerte che non siano coerenti con le capacità tecniche, commerciali e finanziarie proprie e della Società o che siano incoerenti con le normali condizioni di mercato;
• rispettare tutte le norme di legge e regolamentari, nonché gli eventuali codici di autodisciplina adottati, con particolare riferimento agli aspetti ambientali e di salute e sicurezza sul luogo di lavoro;
• non divulgare le informazioni riservate relative a ED e/o a sue controparti e partner di cui venissero a conoscenza nell’ambito del rapporto, e astenersi da qualsiasi condotta che possa creare pregiudizio alla reputazione della Società e dei suoi Soci o pregiudicarne il normale svolgimento delle attività;
• acconsentire, ove richiesto, all’effettuazione di ispezioni e sopralluoghi presso le proprie sedi e luoghi di svolgimento delle proprie attività, per la verifica dei requisiti richiesti nell’ambito dei processi di selezione e di aggiudicazione delle forniture;
• astenersi, nei rapporti con il personale di ED, dal dare, promettere, offrire, accettare o ricevere denaro, regali, omaggi, ospitalità o qualsiasi altra utilità o beneficio al fine di conseguire indebiti vantaggi nell’assegnazione delle forniture;
• segnalare, nelle modalità previste, qualsiasi violazione o sospetta violazione del Codice, da chiunque commessa, di cui venissero a conoscenza.

Nel caso in cui un fornitore ponga in essere comportamenti contrari al presente Codice, ED è legittimata ad assumere provvedimenti che possono arrivare alla risoluzione del contratto e alla preclusione di ulteriori rapporti in via temporanea o definitiva, oltre al risarcimento degli eventuali danni subiti.

Nell’ambito dei loro rapporti con la Società i fornitori dovranno, inoltre, prestare particolare attenzione alla tutela dei diritti dei lavoratori, del lavoro minorile, e dei minori da ogni forma di sfruttamento sessuale, oltre che alla sicurezza dell’ambiente e dei luoghi di lavoro.

Con riferimento ai rapporti commerciali e promozionali, infine, sono proibite pratiche e comportamenti fraudolenti, atti di corruzione, favoritismi e più in generale ogni condotta contraria alla Legge, ai regolamenti di settore, ai regolamenti interni e al presente Codice Etico. Tali condotte sono proibite e sanzionate indipendentemente dal fatto che siano realizzate o tentate, in maniera diretta o attraverso terzi, per ottenere vantaggi personali, per altri o per la Società.

In particolare i Dipendenti hanno il dovere di:

• osservare scrupolosamente la normativa vigente e le procedure interne relative alla selezione dei fornitori ed alla gestione dei rapporti con i medesimi;
• adottare criteri di valutazione oggettivi e trasparenti nella selezione delle aziende fornitrici, verificandone il possesso dei requisiti richiesti;
• osservare e rispettare nei rapporti di fornitura le disposizioni di legge applicabili e le condizioni contrattualmente previste;
• ispirarsi ai principi di correttezza e buona fede, in linea con le più rigorose pratiche commerciali, nella corrispondenza e nel dialogo con i fornitori.

Al dipendente, inoltre, è fatto esplicitamente divieto di:

• ricevere corrispettivi da parte di chiunque per l'esecuzione di un atto del proprio ufficio o un atto contrario ai doveri del proprio ufficio;
• dare o ricevere, sotto alcuna forma, direttamente o indirettamente, regali, omaggi, ospitalità, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore e che vengano rispettate le procedure relative alle spese di rappresentanza;
• subire condizionamenti da parte di terzi estranei a ED per assumere decisioni e/o eseguire atti relativi alla propria attività lavorativa.

Il dipendente che riceva omaggi o altra forma di beneficio, non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia, dovrà assumere ogni opportuna iniziativa al fine di rifiutare detto omaggio ed informarne tempestivamente il proprio superiore e l'Organismo di Vigilanza.

H) PREVENZIONE DEI REATI DI RICETTAZIONE E RICICLAGGIO

I Dipendenti e i Soci non devono mai svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare l’acquisto, la ricezione, l’occultamento, il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento) o l’impiego in attività economiche o finanziarie di denaro, beni o altre utilità provenienti da attività criminali in qualsivoglia forma o modo.

È fatto obbligo di verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse informazioni finanziarie e reputazionali) su controparti commerciali e fornitori prima di instaurare con questi rapporti d’affari, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività.

Nei rapporti con controparti commerciali e fornitori è fatto obbligo di rispettare le procedure aziendali e di garantire la trasparenza e tracciabilità delle operazioni.

ED e i suoi Soci e Dipendenti devono sempre ottemperare all’applicazione delle leggi antiriciclaggio in qualsiasi giurisdizione competente.

I) RAPPORTI CON I PUBBLICI UFFICIALI, INCARICATI DI PUBBLICO SERVIZIO E AUTORITÀ PUBBLICHE DI VIGILANZA

Ogni socio o dipendente di ED o persona terza incaricata di rappresentare la Società nei rapporti verso Pubblici Ufficiali, incaricati di Pubblico Servizio e Autorità Pubbliche di Vigilanza deve tenere un comportamento teso alla collaborazione, alla facilitazione delle attività, al rispetto di tempi e modalità di relazione, fornendo tempestivamente e in modo puntuale dati, documenti e quant’altro gli venga richiesto.

Ogni rapporto verso i Pubblici Ufficiali, incaricati di Pubblico Servizio e Autorità Pubbliche di Vigilanza deve essere in ogni caso basato sul rispetto della legge e ogni comportamento che possa portare a una situazione illegale e di possibile conflitto di interesse deve in ogni modo essere evitato. 

L) RAPPORTI CON LE ORGANIZZAZIONI POLITICHE E LE RAPPRESENTANZE SINDACALI E DI CATEGORIA

ED è impegnata a improntare e mantenere una costante collaborazione con le Organizzazioni Sindacali, le Rappresentanze Interne dei lavoratori in base a principi di correttezza e trasparenza, nell'ambito delle disposizioni legislative e di quelle contenute nel c.c.n.l. di riferimento.

ED non eroga contributi di alcun genere, direttamente o indirettamente, a partiti politici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, né a loro rappresentanti o candidati, sia in Italia che all'Estero.

I contributi dovuti sulla base di specifiche normative dovranno essere erogati in modo rigorosamente conforme alla legge e alle disposizioni vigenti. Tali contributi dovranno essere adeguatamente documentati.

ED, inoltre, non eroga contributi ad organizzazioni con le quali potrebbe ravvisarsi un conflitto di interessi.

M) RAPPORTI CON LA CONCORRENZA

ED crede nella libera e leale concorrenza ed informa le proprie azioni all’ottenimento di risultati competitivi che premino la capacità, l’esperienza e l’efficienza.

I Dipendenti devono tenere comportamenti corretti negli affari di interesse aziendale.

Qualsiasi azione diretta ad alterare le condizioni di corretta competizione è contraria alla politica di ED ed è vietata ad ogni soggetto che per essa agisce.

In nessun caso, il perseguimento dell’interesse della Società può giustificare una condotta dei vertici o dei collaboratori che non sia rispettosa delle leggi vigenti e conforme alle regole del presente Codice.

In ogni comunicazione con l’esterno le informazioni riguardanti ED e le sue attività devono essere veritiere, chiare, verificabili

N) SALVAGUARDIA DEI BENI E DEL PATRIMONIO AZIENDALE

Ogni dipendente e collaboratore esterno di ED è tenuto a operare con la diligenza richiesta per tutelare le risorse aziendali, evitando utilizzi impropri che possano esserne causa di danno o di riduzione dell'efficienza, o comunque in contrasto con l'interesse della Società o dettati da motivi professionali estranei al rapporto di lavoro con la Società. Parimenti, è cura di Dipendenti e collaboratori esterni non solo proteggere tali beni, ma anche impedirne l'uso fraudolento o improprio, a vantaggio loro o di terzi.

O) UTILIZZO DEI SISTEMI INFORMATICI

ED rispetta lo spazio fisico e ideale che è di pertinenza della sfera individuale personale, sia con riferimento a dati di carattere personale che patrimoniale.

All’interno della Società gli strumenti informatici e telematici sono messi a disposizione dei Dipendenti unicamente per lo svolgimento della propria attività lavorativa e devono essere utilizzati in conformità alla normativa vigente (ivi compreso il D.Lgs 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”) ed alle vigenti procedure interne, ed è pertanto vietato l’utilizzo degli stessi per finalità illecite.

In particolare, oltre per garantire il rispetto delle normative in materia di privacy individuale, si persegue, anche attraverso attività di monitoraggio e verifica, un utilizzo degli strumenti informatici e telematici corretto e limitato, evitando ogni uso che abbia per finalità la raccolta, l’archiviazione e la diffusione di dati e di informazioni a fini diversi dall’attività lavorativa.

ED si impegna, inoltre, a porre in essere programmi di informazione/formazione specifica sulle problematiche relative all’utilizzo dei sistemi informatici. L’informazione/formazione sarà rivolta a tutti i Dipendenti ed ai soggetti in posizione apicale.

Gli amministratori di sistema devono utilizzare gli strumenti informatici attenendosi ai medesimi principi di diligenza e correttezza, all’unico fine di verificare e garantire l’efficiente ed ottimale funzionalità degli stessi, nel rispetto di quanto previsto dalle procedure aziendali.

Q) REGISTRAZIONI, SCRITTURE CONTABILI ED ILLECITI IN MATERIA SOCIETARIA

Tutte le azioni e le operazioni effettuate da ED devono avere una registrazione accurata che consenta la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento al fine di perseguire la massima trasparenza contabile nei confronti dei Soci e degli Enti esterni interessati ed evitare che compaiano poste false, fuorvianti o ingannevoli.

Ogni azione e operazione, inoltre, deve avere un adeguato supporto documentale che consenta di verificarne in qualsiasi momento le caratteristiche e le motivazioni e di individuare i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’azione o operazione medesima.

Le scritture contabili (intendendosi per tali tutte le documentazioni che rappresentano numericamente fatti gestionali, incluse le note interne di rimborso spese) devono essere tenute in maniera accurata, completa e aggiornata, nel rispetto delle procedure aziendali in materia di contabilità, al fine di fornire una fedele rappresentazione della situazione patrimoniale/finanziaria e dell’attività di gestione.

A tal fine, tutti i Dipendenti collaborano fornendo informazioni complete e chiare sulle attività svolte ed assicurando l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni.

I bilanci e le comunicazioni sociali previsti dalla legge devono essere redatti con chiarezza e rappresentare in modo corretto e veritiero la situazione patrimoniale e finanziaria della Società. A questo fine gli Amministratori, i Dipendenti, i Soci ed i Collaboratori esterni, a qualsiasi titolo coinvolti nelle attività di formazione del bilancio, sono tenuti al rispetto delle norme inerenti la veridicità e la chiarezza dei dati e delle valutazioni.

Le comunicazioni, le denunce e i depositi presso il registro delle imprese e che sono obbligatori devono essere effettuati dai soggetti identificati dalle leggi in modo veritiero e tempestivo, nel rispetto delle normative vigenti.

ED ritiene che debba essere sempre perseguita una condotta societaria nel rispetto formale e sostanziale delle normative di legge, proteggendo la libera determinazione assembleare, mantenendo una condotta trasparente e affidabile, anche nei confronti dei creditori, perseguendo l’integrità del capitale sociale e delle riserve non distribuibili, nonché collaborando con le Autorità preposte.  

È vietato impedire od ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite ai Soci, ad altri organi societari o alle società di revisione (ad es. attraverso l’occultamento di documenti od altri idonei artifici).

È vietato porre in essere condotte simulate o fraudolente finalizzate a determinare la maggioranza in Assemblea allo scopo di procurare a sé o ad altri un ingiusto profitto.

È vietato esporre alle Autorità Pubbliche di Vigilanza, nelle comunicazioni previste in base alla legge, con la finalità di ostacolare l’esercizio delle funzioni di vigilanza, fatti materiali non rispondenti al vero, ancorché oggetto di valutazione, sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Società, nonché occultare con altri mezzi fraudolenti fatti che si dovrebbero comunicare.

Il Consiglio di Amministrazione deve prestare la massima e tempestiva collaborazione nei confronti di tutti gli organismi di controllo che legittimamente chiedano loro informazioni e documentazione circa l'amministrazione della Società.

Tutti i Destinatari che vengano a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze in registrazioni o scritture contabili, sono tenuti a riferirne tempestivamente al proprio superiore e all'Organismo di Vigilanza.

R) COLLABORAZIONE ALL’ATTIVITÀ DI CONTROLLO E SEGNALAZIONE VIOLAZIONI

ED esige una rigorosa osservanza delle disposizioni del presente Codice da parte di tutti i Destinatari.

Ogni Destinatario deve cooperare pienamente alle eventuali indagini svolte in relazione a violazioni del Codice, mantenendo il più stretto riserbo circa l’esistenza di dette indagini.

I Destinatari devono partecipare attivamente, ove richiesto, alle attività di auditing sul rispetto del Codice.

Qualora qualsiasi Destinatario venga a conoscenza di situazioni, anche solo potenzialmente illegali o contrarie ai principi espressi dal presente Codice Etico, deve informare (in forma anche anonima) immediatamente l’Organismo di Vigilanza dandone comunicazione alla casella di posta elettronica odv@edexpressdelivery.it  oppure tramite invio di corrispondenza.

La mancata osservanza del dovere d'informazione può essere oggetto dell’avvio di una procedura disciplinare secondo quanto previsto dal regolamento disciplinare, riportato nei paragrafi successivi. 

Le segnalazioni ricevute sono rapidamente esaminate e trattate dall’Organismo di Vigilanza secondo quanto previsto nell’apposito regolamento. Tale regolamento, in sintesi, prevede che l’Organismo di Vigilanza valuti le segnalazioni ricevute e gli eventuali provvedimenti conseguenti, ascolti, se lo ritiene opportuno, l’autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione, e motivi per iscritto le decisioni prese, con le eventuali proposte di sanzione disciplinare, che verranno poi assunte e irrogate in base a quanto previsto dal regolamento disciplinare in vigore.

Poiché i rapporti tra i Dipendenti, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, lealtà e reciproco rispetto, è sanzionabile l'abuso del dovere di informazione disciplinato dal presente articolo a scopo di ritorsione.

S) ENTRATA IN VIGORE, COORDINAMENTO CON LE PROCEDURE AZIENDALI, EFFICACIA, AGGIORNAMENTO E MODIFICHE

Il presente Codice è stato adottato, con delibera del Consiglio di Amministrazione il giorno 30 dicembre 2016, con efficacia immediata.

Ogni aggiornamento, modifica o aggiunta al presente Codice deve essere approvata dal Consiglio di Amministrazione.